Fase I “Quick Scans” a kuminsá

Nos ta na komienso di un fase interesante, kaminda ta pone e fundeshi pa un gobernashon mas efisiente i un mihó servisio públiko, esaki basá riba e desishonnan tumá den RvM dia 12 di yüli último – mira boletin informativo #8 -. Akibou bo por lesa mas tokante e ‘Quick Scans’ ku ya a kuminsá i kon ta bai sigui hinka e organisashon di programa VFO den otro.

Den e edishon akí:

1. ‘Quick Scans,’ fase I a kuminsá
2. Kon ta sigui harma e organisashon di VFO

1. ‘Quick Scans,’ fase I a kuminsá
Manera anunsiá den boletin informativo 8, na ougùstùs 2023 ofisialmente e ‘Quick Scan’ di e nuebe ministerionan a kuminsá. EY a ehekutá e promé fase akí kaminda e infoke ta pa inventarisá i reordená (tareanan) fundamental di kada ministerio.

Despues di esaki, lo determiná kuantu direktorado kada ministerio lo haña. Na momentu di determiná i organisá e tareanan fundamental, naturalmente lo tene kuenta ku e kriterionan formulá den e rapòrt ‘Niets doen is geen optie meer!’ E análisis di EY ta brinda oportunidat pa hasi proposishon tokante kon reordená òf traspasá tareanan fundamental entre ministerionan.

Lo ehekutá e ‘Quick Scans’ den tres stap:

1. Preparashon: Den e fase akí ta prepará e prosedura- i medionan nesesario pa un ehekushon eksitoso. Tambe e tim di proyekto di EY a desaroyá un plan di akshon i a traha un ‘format’ pa realisá esaki. Lo tin seshonnan di informashon pa e sekretarionan-general i un ‘kick-off meeting’ ku representantenan di ‘management’ di e nuebe ministerionan.
2. Ehekushon: Pa e ministerionan EY ta hasi un análisis di tareanan (kerntakenanalyse). Esaki basá riba e informashon inventarisá den fase I. Huntu ku e diferente timnan di e ministerionan, EY ta elaborá i desaroyá e struktura (nobo) pa e direktoradonan. Esaki ta sosodé durante seshonnan di trabou ku representantenan di e nuebe ministerionan, bou di guia di EY.
3. Raportahe: EY lo raportá e resultadonan, inkluyendo e kantidat di direktoradonan pa kada ministerio i proposishonnan pa reordená tareanan den i entre ministerionan. Na prinsipio di òktober 2023, nuebe rapòrt di e Quick Scan lo ta disponibel.

2. Kon ta sigui harma e organisashon di VFO
Organisashon di programa VFO ta krese stap pa stap, ku mas i mas hende profeshonal ku ta mèldu pa kontribuí na mehorashon di funshonamentu di nos aparato públiko (VFO). Ta buskando profeshonalnan den aparato públiko pa agregá mas ekpertisio, prinsipalmente pa e tim di desaroyo (Ontwikkelteam).

Bou di responsabilidat di e ‘Programmateam’, e tim di desaroyo tin un ròl stratégiko pa desaroyá, tèst i revisá diferente proposishon. E proposishonnan akí ta di vital importansia pa den ministerionan por implementá e mehorashonnan sugerí. E implementashon mester tuma lugá segun e prinsipio: hasi un biaha, us’é nuebe biaha.

E personal di e tim di desaroyo ta konsistí di un kombinashon di:

1. Na promé lugá empleadonan eksperto di Ministerio di Asuntunan General, Finansa i Maneho di Gobernashon, Planifikashon i Servisio Públiko (e futuro provedornan interno di servisio kendenan tin di bai praktiká ku e konsepto akí). Si ta nesesario tambe ta añadí empleadonan di otro ministerionan ku ta kualifiká pa por hasi e tarea. Tambe por añadí ekspertonan eksterno ku ta pensa i funshoná riba nivel stratégiko pa loke ta trata e siguiente áreanan:

• Komunikashon    • HR (fuerte i suave)   • Hurídiko
• Finansiero   • Prosesonan Operashonal   • ICT/digitalisashon

2. Personanan di ‘topkader’ den gobièrnu ku ke i por partisipá den e proseso di kambio. Personanan ku ta kontribuí dor di pensa di un forma krítiko, bin ku idea i por tèst i evaluá e proposishonnan pa wak si nan ta funshoná den práktika.

Si bo tin pregunta òf bo ke aportá, tuma kontakto ku sekretario-general di bo ministerio i/òf ku sra. Cindy Rojer, miembro di e tim di programa via cindy.rojer@gobiernu.cw.

---

We staan naar aanleiding van de besluiten van de RvM van 12 juli jl. -zie nieuwsbrief #8- aan het begin van een boeiende fase, waarin we de basis leggen voor een efficiëntere overheid en een betere dienstverlening. Hieronder leest u meer over de gestarte ‘Quick Scans’ en de verdere inrichting van de programmaorganisatie VFO.

In deze editie:

1. ‘Quick Scans’, fase I van start
2. Verdere inrichting programmaorganisatie VFO

1. ‘Quick Scans’, fase I van start
Zoals in nieuwsbrief 8 aangekondigd, zijn de ‘Quick Scans’ voor de negen ministeries in augustus 2023 officieel van start gegaan. Deze eerste fase wordt uitgevoerd door EY en richt zich op het in kaart brengen en herordenen van (kern)taken per ministerie. Hierna wordt het aantal directies per ministerie bepaald. Bij het bepalen en inrichten van de kerntaken zal uiteraard rekening gehouden worden met de geformuleerde criteria in het rapport ‘Niets doen is geen optie meer!’. De analyses van EY bieden ook de kans voor het doen van voorstellen over herverdelen of uitwisselen van kern(taken) tussen ministeries.

De ‘Quick Scans’ worden uitgevoerd in drie stappen:

1. Voorbereiding: Hierbij worden alle benodigde procedures en middelen opgesteld voor een succesvolle uitvoering. Het EY-projectteam heeft een plan van aanpak ontwikkeld en een format opgesteld. Er zullen informatiebijeenkomsten plaatsvinden voor secretarissen-generaal en een kick-off meeting met vertegenwoordigers van het management van de negen ministeries.
2. Uitvoering: Gebaseerd op de verzamelde informatie in fase I, voert het EY-team (kern) takenanalyses uit voor de ministeries en wordt samen met de teams van de ministeries de (nieuwe) directiestructuur uitgewerkt. Dit gebeurt in werksessies met vertegenwoordigers van de negen ministeries, onder begeleiding van EY.
3. Rapportage: EY zal de resultaten rapporteren, inclusief het aantal directies per ministerie en voorstellen voor herverdeling van taken binnen en tussen ministeries. Begin oktober 2023 zullen er negen Quick Scan-rapporten beschikbaar zijn.

2. Verder inrichting programmaorganisatie VFO
De programmaorganisatie VFO groeit gestaag, met steeds meer professionals die zich aanmelden om bij te dragen aan het VFO-programma. Interne professionals worden gezocht, vooral voor het ontwikkelteam, om expertise toe te voegen.

Het ontwikkelteam, opererend onder verantwoordelijkheid van het programmateam, heeft een strategische rol in het opstellen en toetsen van uitwerkingsvoorstellen. Deze voorstellen zijn van vitaal belang om de voorgestelde verbeteringen in de ministeries te implementeren, volgens het principe: éénmaal maken, negen maal gebruiken.

De bemensing van het ontwikkelteam bestaat uit een mix van:

1. Inhoudelijk deskundige medewerkers van -in eerste instantie- de Ministeries van Algemene Zaken, Financiën en Bestuur, Planning en Dienstverlening (de toekomstige interne dienstverleners om met dat concept te oefenen) en eventueel aangevuld met medewerkers van andere ministeries die ook aan deze kwalificatie voldoen. Daarnaast externen op strategisch werk- en denkniveau op de volgende competentievelden:

• Communicatie   • HR (hard en zacht)   • Juridisch
• Financieel   • Bedrijfsprocessen   • ICT/digitalisering

2. Personen uit het ambtelijke topkader die mee willen en kunnen doen in het verandertraject. Personen die kritisch meedenken, ideeën inbrengen en de inhoudelijke voorstellen die opgesteld worden, toetsen en beoordelen op werkbaarheid in de praktijk.

Mocht u (aanvullende) vragen hebben of een steentje willen bijdragen, neem dan contact op met uw secretaris-generaal en/of mevrouw Cindy Rojer, lid programmateam via cindy.rojer@gobiernu.cw.