Boletin 7: Mehorá servisio interno i maneho operashonal

Un servisio interno i maneho operashonal ku ta kana efisiente ta krusial pa funshonamentu di e aparato gubernamental di Kòrsou. Ta solamente ora e organisashon interno ta na òrdu, Gobièrnu lo por presta di forma optimal. Den e boletin akí nos ta kompartí informashon tokante e konsepto pa servisio interno i maneho operashonal, manera deskribí den e rapòrt “Niets doen is geen optie meer!” ku proposishonnan pa mehorashon.

Den e edishon akí:

• Konsepto di servisio pa dunamentu di servisio i operashon interno
• Info tokante ‘kwartiermaker interne dienstverlening/bedrijfsvoering’
• ‘Vakaturanan’ den e organisashon di programa

1. Konsepto di servisio pa dunamentu di servisio i operashon interno
Dunamentu di servisio interno ta un tarea ku den lógika funshonal ta wòrdu duná na Ministerio di Asuntunan General i Finansa. E dos ministerionan akí ta responsabel pa e organisashon integral di dunamentu di servisio interno i tambe duna konseho i sosten na e propio ministerio i demas ministerionan riba e siguiente terenonan:

• Ministerio di Asuntunan General ta sòru pa kalidat i proseduranan di lei i otro kuestionnan hurídiko bou di kua e ‘corporate governance’ di kompanianan i fundashonnan di gobièrnu i otro entidatnan legal independiente ligá na gobièrnu, pa komunikashon i informashon i pa kordiná relashonnan eksterior;
• Ministerio di Finansa pa aplikashon di normanan di kontabilidat, maneho finansiero, siklo di planifikashon, kontrol i supervishon di aspektonan finansiero i e relashon ku kompanianan i fundashonnan di gobièrnu komo tambe otro relashonnan di supsidio.

E konsepto di servisio ta bai keda usá ku e siguiente tres divishonnan pa ekipá e servisio interno: (1) duna konseho i krea enlasenan stratégiko, (2) formulashon di maneho i konseho spesialisá i (3) proseso atministrativo i registrativo (te asina leu ku esakinan ta eksistí).

Riba tereno operashonal, e Ministerio di  Maneho di Gobernashon, Planifikashon i Servisio Públiko ta responsabel pa e organisashon integral i tambe konsehá i sostené e ministerionan ku prosesonan operashonal, inkluso e siklo di planifikashon anual, prosesonan di desaroyo di rekursonan humano i organisashon, suministro di informashon (bou di kua ta kai tambe maneho di ICT i digitalisashon), proseso di kompra i kontratashon i prosesonan fasilitario, inkluso alohamentu.

Ministerio di Finansa ta responsabel pa e organisashon integral, konseho i sosten di e ministerionan den prosesonan finansiero, inkluso e siklo i dokumentonan di plania i kontrolá  (bou di kua kuentanan anual i presupuesto) E ministerio di Finansa ta keda responsabel pa prosesonan di ouditoria i prosesonan di kontrol di tur ministerio.

Aki tambe e konsepto di servisio ta keda usá ku e siguiente repartishon: (1) duna konseho i krea enlasenan stratégiko, (2) formulashon di maneho i konseho spesialisá i (3) prosesonan atministrativo i registrativo.

E repartishon ariba menshoná tokante responsabilidat di e ministerionan pa ku servisionan interno i maneho operashonal, ta hiba na simplifikashon di repartishon di e tareanan entre ministerionan, ta duna kada ministerio un profil fásil pa rekonosé i ta vinkulá ku e nesesidat pa agrupá eskases.

E konsepto ku ta bai keda usá ta fásil i uniforme. Tambe ta diseñá e prosesonan solamente 1x pa despues keda usá 9x den e ministerionan.

2. Info tokante ‘kwartiermaker interne dienstverlening/bedrijfsvoering
Tarea di e ‘kwartiermaker interne dienstverlening/bedrijfsvoering’ ta pa sigui desaroyá e konsepto di servisio interno i maneho operashonal. Esaki ta enserá entre otro:

• Diseñá e proseso i diferente enlasenan den e kadena di servisio interno i maneho operashonal, inkluyendo tareanan, método di trabou i ròl;
• Desaroyá e struktura organisatorio (tantu di un direktorado òf unit) i formashon di e departamentunan denter di e ministerionan prinsipal (Asuntonan General, Finansa i Maneho di Gobernashon, Planifikashon i Servisio Públiko, inkluyendo e departamentunan ku ta duna servisio);
• Deskribí e prosesonan sentral (kernprocessen);
• Deskribí e relashon i interakshon ku ministerionan pa realisá un kadena di servisio sin interupshon;
• Kalkulá e presupuesto nesesario.

Tambe por pidi e ‘kwartiermaker’ pa duna asistensia durante di implementashon di e rekomendashonnan for di e rapòrt “Niets doen is geen optie meer!”.

E resultado final ta un servisio interno i maneho operashonal ku ta kana efisiente, organisá den kadena, ku ta ser ehekutá pa e ministerionan prinsipal na klientenan interno.

3. ‘Vakaturanan’ den e organisashon di programa
Aktualmente den e organisashon di programa tin dos ‘vakatura’ disponibel:

• Kwartiermaker interne dienstverlening/bedrijfsvoering – Lesa deskripshon
• Ontwikkelteam algemeen intern – Lesa deskripshon

Si bo ta interesá den un di e puestonan aki òf si bo sa di un kandidato adekuá, por fabor tuma kontakto ku Cindy Rojer via cindy.rojer@gobiernu.cw.

---

NEDERLANDSE VERSIE

Een efficiënte interne dienstverlening en bedrijfsvoering zijn cruciaal voor het functioneren van het overheidsapparaat van Curaçao. Alleen als de interne organisatie op orde is, kan de overheid optimaal presteren. In deze nieuwsbrief delen we informatie over het concept voor interne dienstverlening en bedrijfsvoering, zoals uitgewerkt in het rapport “Niets doen is geen optie meer!” met verbetervoorstellen.

In deze editie:

• Serviceconcept voor interne dienstverlening/bedrijfsvoering;
• Kwartiermaker interne dienstverlening/ bedrijfsvoering;
• ‘Vacatures’ binnen programmaorganisatie.

1. Serviceconcept voor interne dienstverlening/ bedrijfsvoering
Interne dienstverlening is een taak die op functionele logica toegedeeld wordt aan de Ministeries van Algemene Zaken en Financiën. Deze ministeries zijn verantwoordelijk voor het integraal organiseren van de interne dienstverlening en het adviseren en ondersteunen van de andere (en eigen) ministeries op de volgende taakvelden:

• Het Ministerie van Algemene Zaken voor de kwaliteit en procedures van wetgeving en andere juridische vraagstukken, waaronder de corporate governance van overheids NV’s en -stichtingen en andere aan de overheid gelieerde zelfstandige rechtspersonen, voor communicatie en voorlichting en voor de coördinatie van de buitenlandse betrekkingen;
• Het Ministerie van Financiën voor toepassing Comptabiliteitsvoorschriften, financieel beheer, de planning & control-cyclus en regie en toezicht op de financiële aspecten in de relatie met overheids NV’s en stichtingen en andere subsidierelaties.

Voor de inrichting van de interne dienstverlening wordt het serviceconcept gebruikt met de volgende driedeling: (1) strategisch advies en liaisonfunctie, (2) beleidsvorming en specialistisch advies en (3) administratieve en registratieve processen (voor zover deze er zijn).

Op het gebied van de bedrijfsvoering is het Ministerie van Bestuur, Planning en Dienstverlening verantwoordelijk voor het integraal organiseren en het adviseren en ondersteunen van de ministeries op de bedrijfsprocessen, inclusief de jaarplancyclus, de HR- en organisatieontwikkelprocessen, de informatievoorzieningprocessen (waaronder ICT-beheer en digitalisering), de inkoop- en aanbestedingsprocessen en de facilitaire processen, incl. huisvesting.

Het Ministerie van Financiën is verantwoordelijk voor het integraal organiseren en het adviseren en ondersteunen van de ministeries op de financiële processen, inclusief de planning & control-cyclus en -documenten (waaronder jaarrekening en begroting). Het Ministerie van Financiën blijft verantwoordelijk voor de auditing- en controlprocessen van alle ministeries.

Ook hier wordt het serviceconcept gebruikt met de volgende driedeling: (1) strategisch advies en liaisonfunctie, (2) beleidsvorming en specialistisch advies en (3) administratieve en registratieve processen.

Bovengenoemde toedeling naar de verantwoordelijke ministeries voor de interne dienstverlening en voor de bedrijfsvoeringsprocessen leidt tot een vereenvoudiging in de onderlinge taakverdeling tussen de ministeries, geeft elk ministerie een duidelijk herkenbaar profiel en sluit aan op de noodzaak schaarste te bundelen.

Het concept dat gebruikt gaat worden is eenduidig en uniform. Ook worden de processen 1x ontworpen en vervolgens 9x gebruikt in de ministeries.

2. Kwartiermaker interne dienstverlening/ bedrijfsvoering
De opdracht van de kwartiermaker interne dienstverlening/ bedrijfsvoering is om het concept van interne dienstverlening en bedrijfsvoering verder uit te werken. De opdracht omvat onder andere:

• Het ontwerpen van het proces en de schakels in de interne dienstverlenings- en bedrijfsvoeringsketen, inclusief taken, werkwijzen en rollen;
• Het uitwerken van de organisatiestructuur (directie of unit) en formatie binnen de moederministeries (Algemene Zaken, Financiën en Bestuur, Planning en Dienstverlening, incl. de serviceorganisatie);
• Het beschrijven van de kernprocessen;
• Het beschrijven van de relatie en interactie met de ministeries om een naadloze dienstverleningsketen te realiseren;
• Het ramen van het benodigde budget.

De kwartiermaker kan ook gevraagd worden om een rol te spelen bij het implementeren van de aanbevelingen uit het rapport “Niets doen is geen optie meer!”.

Het uiteindelijke resultaat is een effectieve interne dienstverlening en bedrijfsvoering, georganiseerd als een keten), die wordt uitgevoerd  door de moederministeries aan interne klanten.

3. ‘Vacatures’ binnen programmaorganisatie
Binnen de programmaorganisatie zijn er momenteel twee ‘vacatures’ beschikbaar:

• Kwartiermaker interne dienstverlening/bedrijfsvoering – Bekijk profiel
• Ontwikkelteam algemeen intern – Bekijk profiel

Indien u interesse heeft in een van deze functies of als u een geschikte kandidaat kent, verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met Cindy Rojer via cindy.rojer@gobiernu.cw.