Wet- en Regelgeving

Artikel 1

De rekenplichtige, die als bewaarder en beheerder van de kleine kas, bedoeld in artikel 20, vierde lid, van de Landsverordening financieel beheer, is aangesteld, is bevoegd tot het verrichten van uitgaven ten laste van de kleine kas en het ontvangen van gelden ten behoeve van de kleine kas.

Artikel 2

1. De rekenplichtige houdt een administratie bij waarbij een kasboek, een bankboek en een giroboek worden bijgehouden, die specifiek melding maken van alle transacties uit hoofde van de kleine kas.
2. De rekenplichtige maakt dagelijks, dan wel er naargelang mutaties van het kasboek, het bankboek of het giroboek zich voordoen, na het verwerken van de mutaties in het betreffende boek, een afdruk van deze registratie.
3. De administratie, bedoeld in het eerste lid, worden op zodanige wijze uitgevoerd, dat aan het einde van elke kantoor dag het saldo van de kleine kas kenbaar is.
4. Van een aanwijzing als bedoeld in het derde lid, dient onverwijld schriftelijk melding te worden gedaan aan Sector-directeur Financieel Beleid en Begrotingsbeheer van het Ministerie Financiën.
5. De rekenplichtige houdt ter eigen verantwoording een klad kasboek, bankboek en giroboek bij.

Artikel 4

1. De kasverantwoording en de bijbehorende stukken van de kleine kas worden op deugdelijke wijze ingevuld en bewaard.
2. Het is niet toegestaan om de stukken, bedoeld in het eerste lid, met potlood in te vullen of op die stukken of op registers daarvan informatie uit te vlakken, af te schrappen of over te schrijven.

Artikel 5

1. In de kasverantwoording wordt een onjuiste getal hersteld door het verrichten van een tegenboeking, waarbij de oorspronkelijke boeking melding maakt van de tegenboeking en de tegenboeking melding maakt van de oorspronkelijke boeking.
2. In de kasverantwoording wordt een onjuiste omschrijving hersteld door middel van doorhaling, voorzien van een paraaf van de rekenplichtige, waarbij de omschrijving leesbaar blijft.
3. Boven of onder de doorgehaalde omschrijving wordt melding gemaakt van de correctie en voorzien van een paraaf van de rekenplichtige.
4. Indien sprake is van een onjuistheid als bedoeld in het eerste of tweede lid, wordt de onjuiste stukken gecorrigeerd door het vervallen verklaren van de onjuiste stukken en door uitgifte van nieuwe stukken.
5. De vervallen verklaren onjuiste stukken wordt door de rekenplichtige zorgvuldig bewaard.

Artikel 6

Alvorens tot uitbetaling over te gaan bevestigt de rekenplichtige dat:
a. de aangeboden stukken in alle opzichten deugdelijk zijn;
b. de persoon die betaling verlangt tot ontvangst gerechtigd is, door een legitimatiebewijs op te eisen;
c. de vereiste kwijting op het betaalstuk naar behoren is gegeven; en
d. de uitgaaf in zijn kasverantwoording is geregistreerd.

Artikel 7

Het is de rekenplichtige niet toegestaan:
a. zichzelf of anderen uit de kasmiddelen voorschotten of leningen ten laste van uitvoeringsorganisaties of sectoren te verstrekken;
b. kasmiddelen voor privédoeleinden aan te wenden;
c. privé-kassen, waaronder koffiekas of clubkas, te beheren; of
d. privégelden of geldswaardige stukken, zoals onder andere plakzegels of kwitantiezegels, van zichzelf of van derden in de kleine kas te bewaren.

Artikel 8

Gelden en geldswaardige papieren worden, in overleg met de Sector-directeur Financieel Beleid en Begrotingsbeheer van het Ministerie van Financiën, bewaard in een daarvoor door de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat aan te wijzen ruimte

Artikel 9

De uitgaven ten laste van de kleine kas dienen minstens éénmaal per maand bij de Sector-directeur Financieel Beleid en Begrotingsbeheer van het Ministerie van Financiën door middel van indiening van een declaratie te worden afgerekend.

Artikel 10

1. De rekenplichtige is verplicht ten minste éénmaal per maand te controleren dat de aanwezige gelden en overige geldswaardige stukken overeenstemt met de aanwezige administratie van de kleine kas.
2. De kasopnames dienen gespecificeerd op een kasopnameformulier te worden vastgelegd en door de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat te worden geparafeerd.
3. De kasopnameformulieren worden in chronologische volgorde opgeborgen in een daarvoor aan te leggen map.
4. Kasverschillen dienen op de dag van constatering afzonderlijk in de administratie te worden verantwoord.
5. Indien een kasverschil als bedoeld in het vierde lid Cg 50,- of meer bedraagt, dient de Sector-directeur Financieel Beleid en Begrotingsbeheer van het Ministerie van Financiën onverwijld hiervan in kennis te worden gesteld.
6. Het is de rekenplichtige nimmer geoorloofd om kasoverschotten aan de kas te onttrekken of via inningsopdracht aan de kas van het Land af te dragen, zolang de controle door of namens de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat nog niet heeft plaatsgevonden.
7. De geconstateerde kastekorten worden door de rekenplichtige zo spoedig mogelijk aangezuiverd, door hiervan melding te maken op het kasopnameformulier, bedoeld in het tweede lid, en te voorzien van een paraaf van de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat.
8. Het is de rekenplichtige, indien hij belast is met het beheer van een andere kas, niet geoorloofd gelden en geldswaardige papieren van de ene kas over te hevelen naar de andere kas.

Artikel 11

1. Bij definitieve overdracht van het geldelijk beheer wordt een proces-verbaal door de rekenplichtige opgemaakt, en getekend door de rekenplichtige die het beheer overdraagt, de rekenplichtige die het beheer overneemt en door de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat.
2. Bij tijdelijke overdracht van het geldelijk beheer wordt een proces-verbaal aan het begin en eind van de overdracht door de rekenplichtige opgemaakt, en getekend door de rekenplichtige die het beheer overdraagt, de rekenplichtige die het beheer overneemt en door de Sector-directeur, de Beleidsdirecteur of het hoofd van het organisatieonderdeel van het ministerie die het aangaat.
3. Een kopie van het proces-verbaal, bedoeld in het eerste en tweede lid, wordt binnen drie dagen naar de Sector-directeur Financieel Beleid en Begrotingsbeheer van het Ministerie van Financiën verzonden.
4. Bij elke overdracht van kasgeld wordt gekwiteerd.

Artikel 12

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.

Artikel 13

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling procedureregels kleine kas.